전자 메일로 비즈니스 서신의 규칙. 비즈니스 편지 : 샘플. 전자 메일로 전자 메일을 보내는 방법

지난 10 년 동안 전자 메일을 통한 업무 통신은 엄청난 인기를 얻었으며 비즈니스 의사 소통의 주요 방법 중 하나가되었습니다. 오늘날 대인 관계 커뮤니케이션을 수행하는 데 전자 메일을 사용하지 않는 사람을 찾는 것은 어렵습니다. 그럼에도 불구하고 오늘날 많은 사람들이 스스로에게 묻습니다. 어떻게 전자 메일로 전자 메일을 보내야 모든 규칙을 준수 할 수 있습니까? 문자 메시지를 사용하여 보낸 사람에 대한 수신자에게 좋은 인상을주는 방법은 무엇입니까?

이 기사에서는 전자 메일로 비즈니스 서신의 규칙을 설명하고 기사에서 제시되는 실질적인 조언은 전자 메일을 작성할 때 올바른 비즈니스 커뮤니케이션을 학습하는 데 도움이됩니다.

많은 사람들이 새 메시지를 위해 사서함을 확인하면서 업무를 시작합니다. 그러나 큰 후회에이 정보 교환 방법의 보급에도 불구하고, 많은 사람들은 비공식적 인 의사 전달 방법으로 전자 메일을 가져 와서 비즈니스 서신의 언어를 올바르게 사용하는 방법을 모릅니다.

이메일 배달 속도 덕분에 전자 메일은 중요한 공식 문서, 양식, 응용 프로그램의 교환을 단순화하지만 여기에서도 사람들은 편지를 보낼 때 실수를 저 지르게됩니다. 매우 자주 파일을 교환 할 때 전자 우편을 작성할 때 어떤 이유로 든 수신자가 수반하는 수필을 편집하지 않고 주제를 입력하지 않아 수령자의 작업을 복잡하게 만들 수 있습니다. 이 기사의 목적은 전자 메일로 편지를 보내는 방법과 전자 메일로 비즈니스 서면 통신의 모든 규칙을 따르는 방법에 대한 질문에 대답하는 것입니다.

이메일을 작성할 때 제출 된 모든 입력란을 작성해야합니다.

전자 우편을 통한 비즈니스 서신의 규칙은 수령인의 주소와 이름 및 서신을 보낸 사람과 같이 전자 메일에 제공된 모든 필드를 채우기 위해 서신의 발신자에게 의무를집니다. 전송 된 이메일의 본질을 간략하게 설명하는 주제를 설명하십시오. 매우 자주, 올바르게 설명 된 주제에서 보낸 편지의 운명과 그것에 명시된 문제의 해결 속도에 따라 다릅니다. 비즈니스 전자 메일은 인사로 시작해야합니다. 수신자에 대한이 단순한 표시는 서신에서 매우 중요합니다. 인사말이 끝나면 "편지 본문"이라고하는 텍스트를 따라 가야합니다. 예를 들어 "Sincerely, Brisov Petr Ivanovich"와 같은 서명이 남습니다.

비즈니스 서신에서 인사하기

비즈니스 의사 소통의 모든 측면에서 존중의 제스처가 매우 중요하기 때문에이 시점에서 초점을 명확히하는 것이 좋습니다. 최적의 환영 문구는 "좋은 하루"또는 "안녕하세요"입니다. 이메일로 업무 통신문을 보내는 것은 발신자가 "안녕하세요"또는 "안녕하세요"라는 문구를 사용하는 것을 제한합니다. 왜냐하면 수신자는 문자를 수신하는 것보다 훨씬 늦게 문자를 읽을 수 있기 때문입니다. 또한 비공식적 인 의사 소통에 사용되는 표현의 인사말에 사용하는 것은 올바르지 않습니다 .

단어 또는 문구 인사말을 보낸 후받는 사람을 이름과 성 (patronymic)으로 참조해야하며 보낸 사람에게 이름을 알 수없는 경우이 순간을 건너 뛸 수 있습니다. 환영의 말씀을 마치면 서신의 목적에 대한 진술을 진행할 수 있습니다.

전자 우편으로 업무 통신문에 첨부 된 파일

서신의 주된 목적이 서면 서술과 그 내용의 진술뿐만 아니라 파일의 전송 인 경우, 먼저 전송 된 개체를 첨부하는 것이 좋습니다. 부주의로 인해 편지의 텍스트에 질문의 본질을 명시한 많은 발송인은 필요한 투자를 첨부하는 것을 잊어 버리는 경우가 종종 있습니다. 이러한 과실은 비즈니스 서신을 보낸 사람의 비즈니스 평판에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다.

전자 메일 주소는 알아볼 수 있고 간결해야합니다.

이메일로 비즈니스 서신의 규칙은 발신자에게 발신자의 이름에 대한 진정한 정보를 담고 있어야하는 인식 가능한 전자 이름을 갖도록 요구합니다. 간결하고 바보 같은 공식 서신과 주소는 전자 주소가 비공식 표현이나 단어를 나타내는 경우 (예 : 전자 메일 주소 "limon_petya")입니다. 어른에게는 매우 견딜 수없는 것처럼 보입니다. 업무 통신을 수행하려면 별도의 전자 메일을 작성하고 전자 메일로 비즈니스 서신의 예절을 따르는 것이 좋습니다.

이전에 수신 한 전자 메일에 응답하는 빠른 회신 (응답) 기능 사용

회신 또는 응답 기능 (줄여서 표시된 Re :)은 사용자가 이전에 보낸 사람이 보낸 메시지에 신속하게 응답 할 수 있도록 도와줍니다. 이 기능은 또한 주어진 주제에 대한 대담 자와의 이전 통신문을 읽을 수있는 보편적 인 기회를 제공합니다. 그러나 전자 메일로 비즈니스 서신의 규칙은 보낸 사람에게 서신의 제목을 바꿀 것을 강요합니다.

비즈니스 서신을 보내기 전에 맞춤법 오류 및 구두점을 확인해야합니다

전자 메일은 정보 교환을 단순화하지만 부주의 한 실수는 보낸 사람의 권한에 영향을 줄 수 있으므로 비즈니스 서신은 러시아어 규칙을 무시해서는 안됩니다. 서신을 보내기 전에 텍스트를 여러 번 검토하고 조심스럽게 구두 및 구두점 오류를 확인해야합니다. 많은 전자 메일 클라이언트에는 맞춤법 검사기 기능이 있으므로 빨간색 줄에 밑줄이있는 단어에주의하십시오. 맞춤법의 정확성에 의문 사항이있는 경우 인터넷에서 도움을 요청하거나 맞춤법 사전을 사용하여 맞춤법을 검사해야합니다.

대상 필드는 마지막 위치에 채워야합니다.

완료되지 않은 또는 편집되지 않은 메시지를 보내지 않으려면 보내기 전에 수신인의 주소를 입력해야합니다. 이 규칙은 이메일로 비즈니스 서신의 기본 사항에 포함됩니다. 받는 사람의 필드가 채워지면 전자 메일은 이전에 사용 된받는 사람의 목록을 제공 할 수 있습니다. 여기에는 실수로 컴파일 된 비즈니스 편지를 외국 수취인에게 보내지 않기 위해주의를 기울여야합니다.

비즈니스 서신 구성

텍스트 구조 규칙은 종이 캐리어뿐만 아니라 전자 메일을 통한 업무 통신 규칙에도 적용됩니다. 수령인이 모니터 화면에서 많은 양의 문자 메시지를 읽을 때 항상 편리하지는 않습니다. 이 점을 간소화하기 위해 텍스트를 논리적으로 생성 된 작은 단락으로 분리하고 비즈니스 문자의 텍스트에 복잡한 문장을 쓰지 않도록해야합니다. 비즈니스 서신에서 한 문장의 최적 길이는 15 단어를 넘지 않아야합니다.

비즈니스 서신의 본질은 장점에 명시되어야합니다

비즈니스 서신의 주제에 덧붙여, 수령인은 본문의 첫 번째와 두 번째 문장에 분명하게 명시되어 있어야합니다. 보낸 사람의 임무는 편지의 시작 부분에 문제 또는 질문의 본질을 말하면서받는 사람을 다루는 것입니다. 첫 번째 문장은 비즈니스 서신을 보내는 목적을 나타내야합니다. 샘플 : "2011 년 2 월 1 일 계약 45 호에 의거 한"대량 재료 공급 "에 대한 의무 조항이 끝나고 있음을 알려드립니다. 계약을 갱신하려면 두 번째 문서 패키지를 제출해야합니다. " 이 목표에 따라 수령인은 비즈니스 서신의 주요 아이디어에 침투 할 수있는 기회를 갖게됩니다. 문자의 텍스트가 너무 큰 경우 개체의 첨부 기능을 텍스트 문서 형식의 첨부 파일로 사용하는 것이 좋지만 텍스트 필드를 사용하면 비즈니스 서신을 밝게하는 수필을 남겨 두어야합니다. 샘플 : "우리는 Makstroy LLC가 제공하는 편지의 전자 사본을 보내드립니다. 서신에 명시된 시간까지 "느슨한 재료의 공급"에 관한 02.01.2017 계약 45 호 연장에 대한 귀하의 결정을 알리기를 요청합니다. "

각 비즈니스 이메일에 응답해야합니다.

수신자가 어떤 이유로 든 비즈니스 서신을 무시할 때 비즈니스 서신의 부정적인 예가 있습니다. 때로는 문제 해결을위한 기간이 며칠이 걸릴 수도 있고 수령인이 사고하는 과정에 있고 질문 된 질문에 즉시 응답 할 수없는 경우와 같이 특정 상황으로 인해 답을 얻을 수없는 경우가있을 수 있습니다. 이 경우 간단한 설명이 있어야합니다 (예 : "Hello, Peter Ivanovich. 나는 당신의 편지를 받았지만, 현재까지는 상급 관리자와상의해야하므로 대답하기가 어렵습니다. 본인은 문제에 관해 회사의 CEO에게 문제를보고하고 이번 주말까지 공식 응답을 할 것입니다. 감사합니다. 영업 관리자, Belov Ivan Gennadievich. "

응답이 근무일 기준으로 3 일 이내에 주어지지 않는다면, 비즈니스 서신 수령자의 침묵은 발신자와의 의사 소통을 무시하고 거부하는 것으로 평가 될 수 있음을 기억하십시오.

응답 편지를 작성할 때 모든 질문에 답변해야합니다.

수령인에게 보낸 편지에 질문 문자가 들어있는 경우 편지를 작성할 때받은 편지에있는 순서대로 질문에 대한 답변을 제공해야합니다. 질문이있는 경우 발신자는 특정 답변을 받기를 원합니다. 편지를 작성할 때 답안에 번호를 매기 지 말아야하며, 아이디어를 순서대로 기재하면됩니다. 제기 된 모든 질문에 답하기 위해서는 먼저 수령 한 비즈니스 서신을 여러 번 다시 읽어야하며 질문이 너무 많으면 패스를 방지하기 위해 별도로 작성하는 것이 좋습니다. 제기 된 질문 중 일부에 대답 할 수 없다면, 현재 어떤 이유로 답변이 주어지지 않을 수 있음을 지적하는 것이 가치가 있습니다.

약어, 정서적 디자인 및 대문자를 남용하지 마십시오.

발신자가 희미한 형식의 비공식 징후를 사용하여 사업상의 서신을 부정적으로 예를 든다. 그들의 응용 프로그램은 소셜 네트워크에서 의사 소통 할 때 인기가 있지만 의사 소통의 규칙은받는 사람이 진정한 의미를 알지 못해 이해하기 어려운 구두점 오류 세트로 가져갈 수 있기 때문에 그러한 감정 표현을 환영하지 않습니다.

또한 대문자로 텍스트 쓰기를 거부해야합니다. 인터넷에서 대문자로 쓰여진 단어 집합은 "소리 지르는 구"라고 불리우며 그러한 구는 부정적인 색을 더 자주 사용합니다. 수령인은 전자 비즈니스 서신을 읽을 때 그러한 글꼴을 부정적으로 간주 할 수 있으며 이는 의미에 대한 인식에 해로운 영향을 미칩니다. 비즈니스 서신에서 어떤 순간의 중요성을 강조 할 필요가있는 경우에는 "10.02.2017까지 계약 연장을위한 문서 패키지를 제공해야한다는 점에 유의하십시오"또는 "문서 계약 연장을 위해서는 10.02.2017까지 제출해야합니다. "

전자 메일로 비밀 정보를 보낼 필요는 없습니다.

개인 또는 기밀 정보를 전송하려면 전자 메일 상자를 버리는 것이 좋습니다. 침입자가 자신의 용병 목적으로 사용하기 위해 차단할 위협이 있기 때문입니다. 이러한 정보에는 전화 번호, 은행 카드 비밀번호, 개인 은행 계좌 등이 포함될 수 있습니다. 정보는 메일 에이전트의 서버에 저장되며 해킹의 경우에는 도난 당할 수 있음을 기억하십시오.

편지 끝 부분에 보낸 사람의 서명이 있어야합니다.

앞에서 언급했듯이 보낸 각 편지에는 특정 서명이 있어야합니다. 종종 사서함 개발자는 게시물, 이름 및 연락처 전화 번호에 데이터를 입력 할 수있는 서명 블록의 기능을 도입합니다. 이 블록은 각 문자 끝에 자동으로 표시되므로 입력이 간단 해집니다. 편지에 회신 할 때받는 사람이 보낸 사람에게 올바르게 응답 할 수 있도록 서명을 올바르게 작성하는 것이 중요합니다. 서명의 예는 다음과 같습니다. "진심으로, 영업 책임자 Nikolay Petrov, +79810000000".

결론을 도출하면 전자 메일로 업무 통신을 수행하는 방법을 이해하기 위해 추가적이고 복잡한 요소를 배울 필요가 없음을 알 수 있습니다. 초등 에티켓 규칙을 준수하고 러시아 언어의 규범을 준수하기 만하면됩니다.